La numérisation, ou digitalisation, des documents d’une entreprise est devenue indispensable aujourd’hui pour les entreprises qui souhaitent s’améliorer et optimiser leur efficacité et leur organisation. C’est pourquoi nous allons vous expliquer ce qu’est précisément la digitalisation des documents.
Comprendre la digitalisation des documents
La digitalisation des documents, c’est le processus qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. Il s’agit par exemple des factures, des contrats, des fichiers clients et de bien d’autres documents encore. Là où tout se trouvait sur papier peut devenir aujourd’hui un document informatique.
L’idée dans cette démarche est de la rendre beaucoup plus simple à l’usage, d’être moins chronophage parce qu’automatisée. La digitalisation des documents permet aussi une recherche bien plus efficace d’une information, car les documents sont indexés, ce qui est difficilement faisable avec les documents papier.
La digitalisation des documents entraîne une baisse des frais de fonctionnement de l’entreprise puisque le support informatique et le stockage vous coûtent bien moins cher que l’encre, le papier et surtout les heures perdues à rechercher un document.
La digitalisation peut se faire en numérisant aussi les archives de l’entreprise, et en les indexant pour rendre tout leur contenu accessible en un clin d’œil. Là encore, il y a un gain de place et donc de coût. C’est surtout l’accessibilité des archives qui est intéressante grâce à l’indexation de leur contenu. De plus, avec la digitalisation des documents, on évite tout risque de pertes ou de détérioration.
Enfin, la digitalisation des documents de l’entreprise participe à une tendance écologique de plus en plus présente auprès des entreprises. C’est un argument positif que les entreprises n’hésitent plus à employer dans leur communication, car il est largement admis que des démarches numérisées sont plus rapides, fiables et écologiques que le traitement papier.
Comment digitaliser ses documents ?
La digitalisation de son entreprise et plus particulièrement de ses documents peut se faire aussi bien de façon indépendante qu’en confiant cette tâche à une entreprise spécialisée. On distingue ces grandes étapes.
Préparation des documents
Il faut décider de ce qui sera numérisé de ce qui ne le sera pas, avec quel matériel (scanner professionnel par exemple). C’est aussi l’étape où on évalue la pertinence d’une entreprise spécialisée dédiée à cette tâche.
Numérisation
Conversion des documents papier en archives numériques PDF.
Stockage des données
Il est nécessaire de déterminer la méthode de stockage des données dans le cloud et de concevoir l’arborescence du stockage de tous les fichiers pour en faciliter la recherche.
Indexation
L’indexation est indispensable pour retrouver un document en fonction de son contenu. Des balises ou des métadonnées permettent de renseigner les informations les plus pertinentes.
La sécurité
Il ne suffit pas de numériser ses documents pour le protéger. Ils doivent être sauvegardés, si possible à plusieurs endroits. Les plus sensibles peuvent être protégés par un mot de passe et le serveur peut l’être par l’utilisation d’un pare-feu.
Plus la tâche est grande, plus l’appel au professionnel pour les archives comme le passage au numérique des documents futurs est nécessaire.