C’est sans doute le cauchemar de tout entrepreneur : avoir échangé de telle manière avec un prospect et un client que le rendez-vous pour signer le devis semble acquis. Pourtant, au moment de se rencontrer, il ne se présente pas. Cela impacte forcément le chiffre d’affaire potentiel et surtout, c’est du temps perdu pour un autre client qui aurait peut-être, lui, signé de façon certaine. Mettre en place une confirmation de rendez-vous par mail peut être la solution pour que cet incident fâcheux n’arrive pas. Comment faire ?
Confirmation de rendez-vous : comment procéder ?
Il est évident que passer un appel téléphonique est le moyen le plus simple de rappeler la date et l’heure de la rencontre. Mais une fois le combiné reposé, le client peut tout simplement oublier l’appel. Mieux vaut toujours mettre les choses par écrit.
Parce que beaucoup d’entreprises visent le zéro papier, il est conseillé de ne pas utiliser de support matériel, mais d’envoyer un mail. Bien entendu, cela suppose d’avoir l’adresse de son client ou de son prospect dans sa base de données. Si ce n’est pas le cas, le courrier postal reste une alternative.
Mais comment rédiger un tel message commercial pour qu’il soit percutant, efficace et surtout qu’il permette à la personne d’être présente au rendez-vous, sans trouver porte close, au moment d’arriver chez elle ?
Même si les chefs d’entreprise sont réputés polyvalents, tout le monde n’est pas à l’aise à l’écrit. Il faut utiliser les bons termes, faire preuve de professionnalisme, tout en donnant l’impression d’un message personnalisé.
Comment faire quand on ne sait pas rédiger correctement une confirmation de rendez-vous commercial ?
Rappel de la date, de l’heure, prière de prévenir en cas d’empêchement et ce, suffisamment tôt pour pouvoir prendre un rendez-vous avec une autre personne : il y a beaucoup d’éléments à prendre en considération pour faire la confirmation de rendez-vous la plus efficace. D’autant qu’il peut être de bon ton de rappeler dans ce mail, en quelques mots, l’objet du rendez-vous et quelques éléments qui feront penser au client qu’il fait l’objet d’un soin particulier.
Quand on enchaine les rendez-vous, cela n’a rien d’évident de pouvoir se poser, pour réfléchir à la meilleure manière de procéder.
Il peut sembler opportun, dans ce type de situations, de faire appel à un call center. Ne s’agissant pas d’une embauche, le chef d’entreprise ne paie que pour les prestations qu’il souscrit.
Les centres d’appels basés en France sont en capacité d’aider toutes les entreprises avec des services variés comme la prise des appels entrants ou sortants, la relance de devis etc…
Rien d’étonnant à cela puisque les agents sont formés aux produits de l’entreprise qui les missionne. Ils sont donc à même, dans la foulée, d’envoyer des confirmations de rendez-vous, tout comme on pourra ensuite leur demander de se renseigner ensuite sur la satisfaction des clients dans un but d’amélioration des services.
Roués aux techniques de communication, les messages mails qu’ils envoient sont nets, concis et pourtant personnalisés, afin de correspondre à l’image de professionnalisme sur laquelle l’entreprise entend communiquer.