Souvent sous-utilisés, les stagiaires, ces acteurs à part entière de l’entreprise ont des choses à apporter. Les chefs d’entreprise doivent transformer leurs stagiaires en véritables atouts en tirant parti de leur fraîcheur et leur motivation.

1. La détermination des besoins

Avant de recruter un stagiaire dans l’entreprise, il est essentiel de réfléchir à ses besoins réels en déterminant précisément les missions qu'on leur confiera. En répondant aux questions : « Quels sont les besoins ? Dans quel domaine de compétences et pour quelle durée ? », le dirigeant comprendra le profil du candidat idéal. Les experts conseillent à recruter un BTS ou une licence pour un stage de courte durée et un bac+5 pour un stage de plus de 6 mois. Les responsables de l’entreprise doivent permettre à l’étudiant de s’épanouir dans son stage en transformant cette expérience en un moment enrichissant pour lui. Ainsi, ils doivent s’assurer qu’ils auront un minimum de temps à lui consacrer. Le nombre de stagiaires dont ils disposent dépend surtout du temps qu’ils peuvent leur consacrer.

2. L’implication de l’équipe

Le stagiaire doit être opérationnel le plus rapidement possible. Les collaborateurs doivent s’impliquer afin de faciliter son intégration. En amont des recrutements, le gérant doit interroger ses équipes sur leurs besoins et envies, en les faisant participer au processus de sélection. Au sein de l’équipe, il faut choisir les personnes qui seront maîtres de stage. Cette responsabilité doit être assumée sur la base du volontariat ou proposée et acceptée. Un stagiaire ne doit pas être imposé aux collaborateurs qui risqueraient de le considérer comme une charge. Les compétences professionnelles, la capacité d’écoute et le sens pédagogiques doivent être privilégiés chez le tuteur de stage.

3. La prévision d’un processus d’intégration

Souvent peu habitué aux complexités et exigences de l'univers professionnel, le stagiaire a nécessairement besoin d'un laps de temps pour s'intégrer. C’est la tâche du maître de stage de le rassurer et de tout mettre en œuvre pour qu'il puisse rapidement devenir opérationnel. Les conseillers recommandent d’inciter tout nouveau stagiaire à aller se présenter auprès de tous les collaborateurs et à les interroger sur leur fonction. Ainsi, l’étudiant a la possibilité de comprendre les métiers de l'agence et de découvrir l'organisation hiérarchique. Le stagiaire peut aussi bénéficier des formations de l’entreprise afin de ressortir avec de nouvelles compétences qu’il pourrait mettre en place et avec le sentiment d'être considéré qui va influencer considérablement sa productivité et son apport. Pour qu’il prenne la mesure de son rôle, le maître doit délivrer au stagiaire la mission principale de son stage dans les grandes lignes.

4. Le suivi et la création des points régulièrement

La nouvelle recrue doit se sentir accompagnée pour prendre progressivement confiance. A travers les rendez-vous, le maître peut mesurer la motivation et l’évolution du stagiaire. Il est important de faire des points réguliers avec lui pour s'assurer de l'avancée de ses travaux. Le stagiaire a besoin d'un encadrement consciencieux. Le meilleur moyen d'apporter une réponse rapide aux problèmes du stagiaire est le suivi quotidien qui s'effectue au fur et à mesure que les missions changent. Souvent le stagiaire ne sollicite pas d’aide quand il rencontre un problème par peur de déranger ou parce qu'il ne se rend pas toujours compte qu'il va dans la mauvaise direction. Afin de donner de confiance et d’encourager le stagiaire, le maître ne doit pas hésiter à l’encourager et à le féliciter dans sa progression justifiée.

5. La proposition de missions valorisantes

Un stagiaire confronté à des tâches fastidieuses et répétitives se lasse vite. Il faut l'impliquer au maximum dans les missions quotidiennes de l'entreprise : participation aux réunions ou aux briefs, participation à une étape de création d’offre, produit ou service ou implication dans des missions gratifiantes et stimulantes le plus tôt possible. Varier les missions confiées au stagiaire peut d'ailleurs se devenir un critère de choix pour un étudiant en quête de stage.