En entreprise, on est souvent amené à participer à des réunions pour des raisons diverses. Quelques règles simples sont à connaître pour animer et éviter les incidents lors des réunions. Outre un travail sur le leadership et la motivation des équipes, le manager doit découvrir ce qui fait que la réunion ne marche pas.

Souvent, les équipes considèrent les réunions contreproductives parce qu’il s’agit de perte de temps, de perte d'argent, de perte d'énergie, de manque de préparation. On propose 10 conseils pour bien mener une réunion :

1. Supprimer la réunion si l'information peut être obtenue de façon plus efficace autrement, s’il n'y a ni discussion stratégique, débat, analyse ou brainstroming.

2. Faire du branding et renommer le mot réunion qui suscite peu l'engouement des troupes en général.

3. Présenter l'objet de la réunion en une seule phrase, puis rappeler le contexte, l'enjeu, les points de l'agenda sur lesquels on attend des retours de la part des membres de l’équipe.

4. Communiquer avec l’équipe par email, par téléphone, par message. Rester ouvert à d’autres suggestions de sujets à couvrir pour les réunions.

5. Convier seulement ceux qui sont concernés. Certaines réunions sont stratégiques ou tellement spécifiques que tout le monde n'a pas besoin d'être convié.

6. Designer un maître de cérémonie qui sera chargé de veiller à ce que tout le monde soit en place et à l'heure au bon moment et pourra prendre note des points intéressants évoqués, mais qui devront être traité à un autre moment.

7. Préparer les documents. Pour illustrer les points forts de la présentation, c’est bien de prévoir un document synthétique de 2 pages maximum.

8. Respecter la durée et l’intérêt de la réunion en invitant les participants à être brefs et force de proposition.

9. Réunion et déjeuner. Il vaut mieux prévoir une demi- heure de réunion pour parler des points forts et stratégiques, puis finir la réunion en déjeunant et en parlant des points d'actualité.

10. Récapituler en début de réunion les points à couvrir et en fin de réunion les points couverts avec leurs actions.

Lors d’une réunion, le manager doit analyser 5 éléments essentiels :

- L’attitude physique des uns et des autres

Le corps est un média d’expression à part entière et une source d’informations conséquente sur les individus. C’est bien de regarder l’attitude de chaque participant. Ce qu’on a noté sur la position du corps, sur les regards échangés ou non, sur la gestuelle, va permettre d’en savoir beaucoup.

- La prise de décision, les meneurs, les suiveurs

Certains vont avoir tendance à s’effacer, tandis que d’autres vont défendre avec véhémence leur point de vue. On constatera les influences et les rapports de pouvoir au sein du groupe. En analysant le processus de prise de décision, on obtiendra de précieuses informations. Ce ne sont pas ceux qui parlent le plus, qui se font le plus remarquer, qui sont les meneurs. Parfois, il suffit de l’assentiment tacite d’une personne qui n’a pas pris la parole pour que l’adhésion soit remportée.

- Observer les émotions

S’il y a un désaccord sur un point précis, certains le diront sans doute calmement. D’autres seront plus agressifs, et manifesteront plus ouvertement leur hostilité. Ces différentes réactions et surtout leur fréquence indiqueront notamment s’il y a un problème sur le fond du sujet, ou si cette agressivité est tournée uniquement contre l’intervenant.

- Le sujet tabou

Dans une réunion, alors que tous les membres participent facilement, on remarque soudain un silence gêné ou laborieux à l’évocation d’un sujet. Il s’agit d’un éléphant mort, c’est- à-dire un problème que tout le monde connaît, mais dont personne n’ose pas parler. Le manager doit mettre un nom sur ce tabou porteur d’émotions négatives. Pour résoudre un problème, il faut qu’il soit clairement identifié par tous.

- Les relations entre les individus du groupe

On va apercevoir des rapports de confiance ou de conflits qui co-existent au sein d’un groupe. On parle de dynamique interpersonnelle. Les soutiens ou les rejets d’idées vont de la réalité du sujet débattu en réunion. Ces alliances et ces conflits existent de facto. Afin de ne pas se trouver au milieu d’une guerre de tranchées, le manager doit prendre soin de ménager les uns et les autres.