Pour les entreprises en difficulté, la gestion des voyages représente un véritable défi entre les exigences des salariés et la nécessité de réduire les coûts au maximum. Voici quelques conseils qui permettent de réduire sensiblement les frais de déplacement sans altérer le confort de voyage.

1. Définir une politique de voyage et la faire respecter

Un élément fondamental d'une gestion efficace des voyages d'affaires est la politique de voyage et son respect. La politique de voyage doit être claire, précise et couvrir l'ensemble des postes de dépenses visant les déplacements professionnels. Les études montrent que les entreprises appliquant ces bonnes pratiques en la matière économisent jusqu'à 20 % en moyenne. Il faut communiquer clairement la liste des hôtels et des compagnies référencées, l’obligation de la classe économique ou le train et les délais maximums de réservation. L’entreprise doit être intransigeante sur le caractère directif de la politique de voyage qui doit se situer dans l’obligation. Le système de validation qui doit avoir son hiérarchique le plus haut possible est aussi important.

2. Réduire les dépenses hôtelières

Après une analyse rigoureuse des dépenses hôtelières, l’entreprise doit adopter une approche disciplinée et professionnelle de son programme hôtelier pour réduire le coût des nuitées à l'hôtel. Ceux-ci représentent le deuxième poste de dépense d'un voyage d'affaires. Les sociétés pensent que cette dépense représente à peine 28 % de leur budget voyages alors qu'elle est en fait de 40 % en moyenne. Pour faire une recherche d’économies, il faut comprendre les besoins des voyageurs en identifiant les critères les plus importants à leurs yeux. Il est indispensable d'instaurer une politique de référencement d'hôtels avec lesquels on négocie des accords. Il faut obtenir les meilleurs tarifs possibles en concentrant un maximum de volume d'activité sur un nombre limité d'hôtels.

3. Optimiser les frais de transport

Les dépenses aériennes représentent la plus grande partie des dépenses de voyage. Pour réaliser des économies substantielles, il faut inciter les voyageurs à réserver le plus tôt possible et les enjoindre à tirer profit des tarifs promotionnels. Le train est une solution plus confortable que l’avion et moins onéreuse. Il supplante progressivement l'avion sur les courtes et moyennes distances. Il est préférable d’opérer une concentration de ses fournisseurs pour obtenir des remises sur volume et un service de meilleure qualité.