En 1998, le Conseil National de la Comptabilité a adopté le plan comptable des associations et fondations. Il s'applique aux associations et fondations qui ont l'obligation d'établir ou qui établissent volontairement des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe formant un tout indissociable.

Il y a nécessité pour les associations de tenir une comptabilité :

- pour rendre compte aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs. Une fois tous les 12 mois les associations présentent des informations financières qui doivent être compréhensibles par tous et comporter une permanence dans les méthodes de comptabilisation. Les informations présentées doivent répondre à trois grands principes qui sont la prudence, la régularité et la sincérité. Ces informations doivent permettre la prise de décision. L'assemblée générale des adhérents va devoir approuver, ou désapprouver, la gestion de l'année écoulée pour les activités réalisées et les résultats de l'exercice financier, voter le budget pour la période à venir et un rapport d'orientation, renouveler les membres du conseil d'administration suivant la périodicité prévue par les statuts. Les dirigeants d'associations peuvent être amenés à communiquer des informations sur leurs actions, leurs activités, à des partenaires. Ces documents doivent témoigner de la réalité de l'association, de ses actions et de ses capacités de développement.

- pour comparer une année de fonctionnement à une autre, un service à un autre. Il est nécessaire d'analyser l'évolution des actions, des activités, quantitativement comme qualitativement. Cette évolution ne peut se mesurer que si l'on compte régulièrement, avec des méthodes et des périodes identiques. Cela permet de modifier ses choix de moyens, ses demandes de subventions, ses tarifs.

- pour prévoir et assurer la pérennité de l'association et de ses objectifs. L'analyse des données financières va permettre d'établir un diagnostic qui pourra faire apparaître soit un état de survie, un fonctionnement équilibré, ou mieux, des possibilités d'expansion.

- pour justifier l'utilisation d'une cotisation, d'une libéralité.

Associations sans réglementation comptable

Pour les petites associations, un logiciel de comptabilité association est suffisant. Elles doivent, durant l'année, tenir un livre-journal de recettes et de dépenses. Obligations comptables :

- inventaire du patrimoine de l'association:

- biens: un tableau fera ressortir le prix d'acquisition, le montant de l'amortissement et la valeur nette comptable ;

- créances : subventions accordées à recevoir, sommes dues à l'association ;

- dettes: factures que l'association n'a pas acquittées ;

- situation financière de l'association: les soldes comptables du compte bancaire et de la caisse doivent correspondre à la réalité;

- tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l'année.

Associations ayant une activité lucrative

Elles doivent tenir une comptabilité commerciale. Les associations bénéficiaires de la franchise des impôts commerciaux de 60.000 € au titre des recettes commerciales accessoires doivent:

- tenir un livre aux pages numérotées sur lequel est inscrite, jour par jour, chacune de leurs opération;

- suivre distinctement les recettes retirées de leurs opérations accessoires lucratives de façon à pouvoir apprécier si celles-ci excèdent ou non le seuil de 60.000€ ;

- délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour leurs opérations réalisées au profit d'assujettis à la TVA ou d'autres personnes morales.

Associations ayant une activité économique

Les activités immobilières, libérales, agricoles et artisanales sont des activités économiques. Ces associations d’une certaine taille doivent établir un bilan, un compte de résultat et une annexe ainsi qu'un rapport de gestion et désigner un commissaire aux comptes.

Il est recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons :

Démocratique - présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu'ils demandent.

Economique - seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d'une association de " suivre " et de contrôler la gestion de l'association. C'est l'outil indispensable pour assurer la pérennité de l'association et mener une politique de développement.

Juridique - pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés.