La messagerie électronique est un outil de communication privilégié dans l'univers professionnel. Grâce aux e-mails, on peut envoyer des documents, fixer des rendez-vous, donner des instructions ou régler des conflits. Les pièges rencontrés lors de la gestion de sa boîte mail : le temps perdu à chercher un message ancien, les difficultés à s'organiser efficacement en hiérarchisant les priorités et les problèmes pour réussir à rédiger correctement et rapidement son e-mail.

Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour gérer efficacement sa boîte mail professionnelle :

1. Classer les messages

Sans règle de classement, la boîte peut rapidement se transformer en gigantesque désordre. On conseille de créer des dossiers dans lesquels on regroupe les e-mails en fonction des projets en cours, des expéditeurs ou de leur nature. On peut même créer des sous-dossiers. Afin d’accélérer le triage, il faut inventer des règles qui classent automatiquement ses mails au bon endroit. C'est une petite manipulation qui permet un gain de temps énorme pour retrouver le bon mail.

2. Gérer les contacts

La messagerie se constitue une énorme base de données de contacts professionnels. Pour transformer l’e-mail dans un véritable carnet d’adresses, il est préférable de conserver une forme complète de ces contacts en remplissant leur nom et prénom, leur numéro de téléphone et autres informations utiles. La messagerie permet de créer des listes de contacts de différents interlocuteurs au sein d'un même groupe qui se révèle utile.

3. Faire preuve de savoir-vivre

L'utilisation de messages électroniques a révolutionné la communication et a imposé de nouveaux codes. Quelques précautions à suivre :

- éviter l’utilisation des lourdes expressions de salutations distinguées dans les e-mails;

- placer les destinataires dans les bons champs : les personnes à qui on écrit doivent se trouver en destinataires principaux. Ceux qui reçoivent le message « pour information » sont placés dans le champ Cc. Les destinataires en Cci sont connus seulement par les personnes qui envoient le message.

4. Gérer l’urgence

Quelques réflexes simples permettent de hiérarchiser les e-mails en fonction de leur urgence. Les messageries proposent de signaler certains e-mails jugés importants à l’aide d’un drapeau, d’une étoile ou d’un autre symbole. Il est possible de créer un dossier « Urgent » dans lequel transitent les e-mails jusqu'à ce qu'ils soient traités. Pour plus d'efficacité, on peut créer un autre dossier destiné à accueillir les e-mails importants, mais moins urgents.

5. Éviter l’encombrement

Les échanges d’e-mails sont incessants. La masse de données encombre la boîte et peut conduire à la ralentir. Parmi la foule d’e-mails reçus quotidiennement, rares sont ceux qui méritent vraiment d'être conservés. Aussitôt reçus, de nombreux messages inutiles peuvent être supprimés. Il faut aussi vider régulièrement la corbeille et le dossier de spams. En ce qui concerne les messages envoyés, il est nécessaire d'être prudent lors de leurs suppressions. Pour ne pas perdre les pièces jointes utiles, il faut les télécharger sur le disque dur.

6. Bannir les spams

Les dizaines de spams perturbent le suivi régulier de la boîte mail et noient les informations importantes. Pour lutter contre les spams, il faut signaler les e-mails indésirables. Un simple bouton de la messagerie permet de porter l’attention sur ce spam pour le bannir. Afin de se protéger des spams, il ne faut pas laisser les adresses e-mail bien visibles sur Internet parce que les robots vont les débusquer.

7. Ne pas tout lire

La lecture des e-mails consomme inutilement de précieuses minutes d'attention. Une bonne gestion quotidienne des e-mails permet de faire un rapide tri entre ce qui doit être lu et de ce qui n'est pas indispensable. On peut faciliter la sélection rapide des messages sans intérêt à l’aide de la mise en place de règles ou de filtres automatiques qui peuvent automatiquement les diriger vers le dossier qui leur est consacré et les marquer automatiquement comme lus. Il ne faut pas hésiter à cocher les e-mails sans intérêt sans les ouvrir et à les marquer comme lus.

8. Cloisonner le professionnel et le personnel

Il est tentant d'utiliser sa messagerie professionnelle pour envoyer et recevoir des messages privés. Pourtant, ce mélange des genres perturbe l’efficacité au travail et expose éventuellement sa vie privée à ses collègues. Mieux vaut donc utiliser deux comptes séparés. Les conseillers recommandent de ne pas communiquer l’adresse professionnelle à ses amis ou à la laisser traîner sur des sites non-professionnels. Les personnes qui tiennent à utiliser une seule boîte mail doivent créer un dossier « Personnel » qui mettra à l'abri des regards sa correspondance privée.

9. Choisir un mot de passe efficace

La sécurité de la boîte mail dépend de la qualité du mot de passe. Il faut préférer les mots de passe composés de lettres, de chiffres et des caractères spéciaux. On conseille de ne pas avoir le même mot de passe pour tous les accès et de le modifier de temps en temps. Des précautions à prendre : bannir les mots de passe trop simples parce que les robots les trouvent facilement. L’impératif numéro 1 de tout bon mot de passe est de parvenir à s'en souvenir.

10. Bannir les fautes d'orthographe

Pour se prémunir contre les erreurs malencontreuses, il faut utiliser systématiquement le correcteur orthographique proposé par la messagerie avant d'envoyer un e-mail parce qu’il permet de repérer les erreurs de frappe grossières. Relire avant de cliquer sur le bouton « envoyer » constitue certainement la meilleure des parades contre les bêtes fautes d'orthographe laissées par une rédaction trop rapide.

11. Rédiger plus vite

Afin de gagner du temps, on conseille de préparer des e-mails types qu’on n'a plus qu'à personnaliser avant chaque envoi. Pour les personnes encore inconnues, on peut préparer un message commençant par une présentation et se concluant par les moyens de se contacter. Puis, on singularise l’e-mail en fonction du destinataire. On peut aussi insérer automatiquement sa signature dans ses messages. Le fameux « Cordialement » doit aussi être intégré aux messages. Il faut éviter d’avoir une police de caractère ou une couleur différente de celle de corps du message.

12. Utiliser le calendrier et les tâches

La fonction agenda de la boîte e-mail permet d’organiser son temps et de caler les rendez-vous que la messagerie se charge de vous rappeler. L’association des mails à son calendrier permet d’inviter ses collègues à une réunion. Ainsi, le rendez-vous est directement intégré aux agendas respectifs. Il est préférable d’intégrer à sa boîte de messagerie les tâches qu’on doit faire. Ces to-do listes faciliteront l’organisation.

13. Retrouver facilement un e-mail

Pour trouver un message reçu, les messageries proposent des outils de recherche plus ou moins performants, plus ou moins rapides. Si on a des difficultés à retrouver l'e-mail en question, il est préférable d’utiliser une « recherche avancée » où il faut indiquer l'adresse de l'expéditeur et définir une fourchette de date pour limiter la recherche. Plus la recherche est ciblée, plus elle sera fructueuse et rapide. Le plus simple pour retrouver ses e-mails consiste à s'assurer d'un classement régulier de ceux-ci dans des dossiers spécifiques.

14. Faire attention aux formats

A cause de la question de format de fichier, de type de messagerie et de compatibilité, l'e-mail qu’on envoie ne ressemble pas forcément à l'e-mail que lira le destinataire : les images insérées dans le corps de l'e-mail disparaissent ou le tableau qu’on a copié-collé est incompréhensible...Pour s’assurer de l’arrivée en bonne et due forme des données particulières, il est préférable de les insérer en pièces jointes. Pourtant, il ne faut pas oublier que les pièces jointes trop volumineuses peuvent empêcher un message d'atteindre son destinataire.