La facture qui est la concrétisation de l’acte de vente et /ou d’achat, est obligatoire pour toute transaction entre entreprises. Étant une pièce comptable, elle répond à des règles légales bien particulières.

Le document qui sert à établir la facture doit comporter pour le vendeur quelques mentions :

- Le nom de l’entreprise qui établit la facture ;

- La forme juridique et le montant du capital social ;

- Le numéro d’identification unique et la mention « RCS » suivie du nom de la ville auprès de laquelle l’entreprise est immatriculée ;

- Le lieu du siège social ;

- Le numéro intracommunautaire d’identification à la TVA.

Les informations qu’une facture doit comporter sont :

- La date de la vente ou de la prestation de services ;

- Une quantité ;

- Une dénomination précise des services rendus ou des produits vendus ;

- Les prix unitaires hors rabais remises et ristournes ;

- Les rabais, remises, ristournes s’il en existe ;

- Le taux de la TVA ;

- Le total hors taxes, le montant de la TVA ventilée par taux ;

- La date à laquelle le règlement doit intervenir ;

- Le taux des pénalités encourues par le client en cas de non-règlement dans les délais ;

- Les conditions éventuelles d’escompte.

Les deux options des créateurs d’entreprise pour faire les premiers devis et factures :

1. Utiliser des outils bureautiques. Cette solution peu pratique trouve vite des limites : risque d’erreurs, copier-coller à répétition et impossibilité d’avoir un aperçu global.

2. S’équiper d’un logiciel dédié. Les avantages de cette solution sont : les solutions métiers, les passerelles vers la comptabilité ou d’autres modules dans la même gamme, la consistance des données. Les défauts de ces solutions sont l’ergonomie et le vocabulaire comptable confus, les prix des licences et de l’assistance élevés.

Avec peu de solutions disponibles sur Internet, la gestion commerciale reste le parent pauvre de l’évolution en ligne. Les avantages des logiciels sur Internet deviennent chaque jour plus évidents avec le développement ultra rapide des moyens de communication. Les applications en ligne peuvent s’interconnecter entre elles. Les logiciels en ligne permettent à l’entrepreneur de se constituer une solution la plus proche possible de ses besoins réels, avec des outils couvrant tout le périmètre opérationnel de l’entreprise : marketing, production, ventes, gestion. Un argument phare des solutions en ligne qui ne nécessitent pas d’investissement de départ, réside dans la lisibilité de leur mode de facturation.

Les avantages de la facturation en ligne sont :

1. L’entrepreneur peut accéder à son fichier client ou à son catalogue de produits directement en ligne. Une solution en ligne est basée sur une ergonomie d’une grande souplesse : le logiciel est puissant. Par contre, les résultats des logiciels installés : les devis s’empilent, les clients attendent et certaines affaires sont perdues face à des concurrents plus réactifs.

2. Une solution en ligne permet de gérer facilement plusieurs collaborateurs, en bénéficiant à moindre coût de fonctions collaboratives. Par contre, les logiciels multipostes qui montrent des limites pour travailler en groupe, nécessitent un serveur et de frais de maintenance souvent élevés.

3. Une solution en ligne permet aux entrepreneurs d’envoyer des courriers postaux depuis Internet. Après l’achat en ligne des packs de timbres, à l’aide d’un clic, la facture est imprimée, mise sous pli, affranchie et postée. La plupart des chefs d’entreprise ont déjà compris les avantages procurés par une solution en ligne et utilisent l’e-mail.

Plus de réactivité et d’organisation permettent à l’entreprise d’améliorer sa performance commerciale.